JAAROVERZICHT 2023
Het doel van het risicobeheer is de continuïteit van de onderneming te borgen. Het beheer richt zich op het in kaart brengen en vervolgens verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid van de realisatie van de ondernemingsdoelstellingen, de beheersing van risico’s in bedrijfsprocessen, de betrouwbaarheid van de verslaglegging en de naleving van wet- en regelgeving, de vergunningen en overeenkomsten.
Het risicobeheer is hiërarchisch georganiseerd. Vanuit de strategie worden jaarlijks door het management jaarplannen gemaakt en door de directie vastgesteld. Hierin zijn doelen en de benodigde processen geformuleerd. Daarbij worden risico’s geïnventariseerd, maatregelen opgenomen om deze te beheersen en worden deze vastgesteld na een integrale risicobeoordeling. Processen, risico’s en beheersmaatregelen worden opgenomen in een kwaliteitsmanagementsysteem dat de basis vormt voor interne audits. Monitoring van realisatie vindt plaats door de maandelijkse rapportages, die in het managementteam met de directie worden besproken en geëvalueerd. Hierbij worden ook eventuele nieuwe risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen in kaart gebracht.
Als bedrijf met publieke aandeelhouders en vanuit onze maatschappelijke taak, zorgt Circulus voor een structurele stakeholdersdialoog met al haar belanghebbenden. Omdat gemeenten zowel aandeelhouder als opdrachtgever zijn, is sprake van een breed gedragen strategie, die in 2021 is vastgesteld en loopt tot en met 2024. In de loop van 2024 zal deze opnieuw worden vastgesteld voor de komende jaren. Er is een risico dat het (nationale) maatschappelijke debat af gaat wijken van de strategie die is uitgezet. Doordat Circulus nauw verbonden is met haar gemeentelijke aandeelhouders wordt dit risico gering geacht en de organisatie heeft de flexibiliteit om zich daarop aan te passen. Een ander risico vormt het imago van het bedrijf en de werkgebieden grondstoffen, buitenruimte en sociaal waar Circulus actief in is. Risico’s op dit vlak worden beheerst door transparante communicatie, proactief via campagnes en reactief door continu vragen en klachten van inwoners en opdrachtgevers alert en adequaat te beantwoorden. Deze vragen- en klachtenstroom wordt voortdurend gemonitord middels een doorlopend Klanttevredenheidsonderzoek. De uitkomsten ervan worden breed besproken.
De terreinen van Circulus zijn grotendeels in de open lucht en ruim opgezet. Naast een brandrisico gelden er veiligheidsrisico's omdat burgers en groot materieel met elkaar in contact kunnen komen. Voor de brandrisico's loopt er een uitgebreid programma om de risico's beter in kaart te brengen en stapsgewijs te verkleinen, waarmee de verzekerbaarheid moet verbeteren. Er wordt ook hard gewerkt aan veiligheidsbewustzijn als onderdeel van de cultuur.
Personele risico’s komen ook voort uit de werkzaamheden buiten, waar de kans op incidenten relatief hoog is. Dat geldt voor alle medewerkers maar met name voor Buitenruimte, Grondstoffen als Sociaal Werk. Een scala aan veiligheidsprocessen is gericht op het voorkomen hiervan, waaronder opleidingen, voorschriften, werkkleding en een veiligheidssysteem. In dit kader is er ingezet op spoedige certificering conform ISO-45001.
Al enige tijd is het ziekteverzuim hoger dan in vergelijkbare organisaties. Hierop acteert Circulus door uitgebreide aandacht van het management voor dit thema en diverse maatregelen om frequent verzuim te voorkomen, zoals het programma Vitaal & Fit, aandacht voor werkdruk en goede arbeidsomstandigheden.
De arbeidsmarkt vormt een risico voor de langere termijn, omdat het aantrekken van mensen voor werk moeilijker wordt. Om onze positie op de arbeidsmarkt te verbeteren zetten we in op heldere en zichtbare communicatie met een belangrijke rol voor social media. In 2023 werden alle functieprofielen opnieuw gewaardeerd, waarmee ook een betere ijking met de arbeidsmarkt tot stand komt.
De afzet van afval en grondstoffen wordt geborgd via langjarige contracten die na openbare aanbesteding zijn gegund. Het samenwerkingsverband Cirkelwaarde waarin ook Circulus participeert, zorgt voor een stabiele verankering.
Opdrachtgevende gemeenten en Circulus zijn langjarig met elkaar verbonden via een dienstverleningsovereenkomst waarin zowel de verbintenis, het exclusieve takenpakket als de financiering ervan is vastgelegd. In verband met toekomstige investeringen zullen we op voorhand het solvabiliteitspercentage op niveau moeten houden. Verdere elektrificering van het wagenpark zal de komende jaren leiden tot toename van de investeringen. De exploitatiekosten van deze elektrificering zullen op hetzelfde niveau blijven en passen binnen de huidige begroting.
De dekking van de kapitaallasten van investeringen zijn zeker gesteld via de dienstverleningsovereenkomst met de betrokken gemeenten. Circulus heeft rentes op de uitstaande leningen vaststaan tot en met 2030 c.q. 2031. In 2022 en 2023 is de vennootschap geconfronteerd met plotseling stijgende kosten van met name brandstof. Dit wordt versterkt doordat Circulus in het belang van de gemeenten werkt met een zeer vroeg afgegeven indexatie. De activa op de balans zijn verbonden met de dienstverleningsovereenkomsten, waardoor de risico’s beperkt zijn. Bovendien zijn de overeenkomsten langlopend van aard en is in de statuten een desintegratieregeling opgenomen indien een gemeente de verbintenis wenst te verbreken, waarbij de financiële nadelen van zulke besluiten voor zittende aandeelhouders moet worden gecompenseerd.
Het grootste deel van de omzet wordt gerealiseerd vanuit de dienstverleningsovereenkomsten met gemeenten. Er is derhalve geen materieel kredietrisico. Vorderingen op particulieren vormen een klein deel van de omzet. De prijsfluctuaties van grondstoffen en andere dienstverlening vormen voor Circulus een laag tot medium risico, de effecten hiervan zijn in de afrekening van de verwerkingskosten en de jaarlijkse indexering opgenomen. Het restrisico is het feit dat de indexering in verband met de gemeentelijke planningcyclus al zeer vroeg wordt vastgesteld. De in 2022 plotseling ontstane verstoringen zijn gedurende het jaar met commissarissen en aandeelhouders besproken en ook eenmalig gecompenseerd. Het risico voor een afwijking van het geprognotiseerde resultaat wordt beheerst via budgetten en een stringente periodieke rapportage en analyse. Waar nodig worden tijdig corrigerende maatregelen uitgezet via plan- en controlecyclus.